Hoe stel ik een afwezigheidsbericht in op WhatsApp Business?
WhatsApp is een van de meest gebruikte communicatiemiddelen in Nederland, zowel privé als zakelijk. In de zakelijke versie van WhatsApp is er een handige functie die je helpt wanneer je even niet beschikbaar bent om direct te reageren op berichten. Met deze functie kun je namelijk een automatisch afwezigheidsbericht instellen. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet.
- Waarom een afwezigheidsbericht instellen?
- Afwezigheidsbericht instellen op WhatsApp Business
- Alternatieven voor standaard WhatsApp-gebruikers
- Veelgestelde vragen (FAQ)
Waarom een afwezigheidsbericht instellen?
Een afwezigheidsbericht kan handig zijn in verschillende situaties, bijvoorbeeld:
- Wanneer je op vakantie bent of buiten werktijden niet bereikbaar wilt zijn.
- Als je een zakelijke WhatsApp gebruikt en klanten wilt informeren over je beschikbaarheid.
- Om mensen te laten weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten.
- Met een automatisch bericht geef je duidelijke communicatie en voorkom je dat mensen onnodig op een antwoord wachten.
Afwezigheidsbericht instellen op WhatsApp Business
Op de standaard WhatsApp-app is het niet mogelijk om automatische berichten in te stellen. Deze functie is alleen beschikbaar in WhatsApp Business. Wil je weten hoe je WhatsApp kan beveiligen met Touch-ID of gezichtsherkenning voor jouw standaard WhatsApp klik dan op de link. Volg de onderstaande stappen om een afwezigheidsbericht in te schakelen op WhatsApp Business:
Stap 1: Open WhatsApp Business
Als je nog geen WhatsApp Business hebt, kun je deze gratis downloaden via de Google Play Store of Apple App Store. Zodra de app is geïnstalleerd, koppel je je telefoonnummer en stel je je bedrijfsprofiel in.
Stap 2: Ga naar de instellingen
- Open WhatsApp Business.
- Tik op de drie puntjes rechtsboven.
- Ga naar 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstellingen'.
- Kies 'Afwezigheidsbericht'.
Stap 3: Schakel afwezigheidsberichten in
- Zet de optie 'Verzenden van afwezigheidsberichten' aan.
- Tik op 'Bericht' om je afwezigheidsbericht in te stellen. Bijvoorbeeld:
"Hallo! We zijn momenteel niet beschikbaar, maar we reageren zo snel mogelijk." - Tik op Opslaan.
Stap 4: Kies wanneer het bericht moet worden verzonden
Je kunt aangeven wanneer het bericht automatisch verzonden moet worden:
- Altijd verzenden: Voor langere periodes, zoals vakanties.
- Aangepaste planning: Bijvoorbeeld buiten je werktijden.
- Buiten werkuren: Gebaseerd op de openingstijden van je bedrijf.
Stap 5: Selecteer de ontvangers
Je kunt instellen aan wie het afwezigheidsbericht wordt verzonden:
- Iedereen
- Alleen mensen buiten je contacten
- Alleen specifieke contacten
Stap 6: Opslaan en activeren
Nadat je alles hebt ingesteld, tik je op ‘Opslaan’. Vanaf nu ontvangen de geselecteerde personen automatisch een bericht wanneer ze je een WhatsApp-bericht sturen tijdens je afwezigheid.
Alternatieven voor standaard WhatsApp-gebruikers
Heb je geen WhatsApp Business en wil je toch laten weten dat je afwezig bent? Hier zijn een paar alternatieven:
➡ Statusbericht instellen: Ga naar 'Status' en plaats een bericht zoals “Momenteel niet beschikbaar, ik reageer later!”.
➡ Snelle reacties gebruiken: Kopieer een standaardbericht die je al eerder eens hebt bedacht en plak het snel in een chat.
➡ Automatisering via apps: Sommige Android-gebruikers kunnen apps zoals 'AutoResponder for WA' gebruiken om automatische berichten te verzenden.
Met WhatsApp Business is het dus helemaal niet moeilijk om een afwezigheidsbericht in te stellen en je contacten op de hoogte te houden van je beschikbaarheid. Dit zorgt voor betere communicatie en duidelijkheid bij beide partijen. Voor gebruikers van de standaard WhatsApp-app zijn er alternatieve methoden om een afwezigheidsbericht te communiceren.
Wil je meer tips over WhatsApp? Neem een kijkje op onze pagina over hoe je eenvoudig WhatsApp meldingen kunt lezen op het vergrendelscherm.
Veelgestelde vragen (FAQ)
1. Werkt een afwezigheidsbericht ook op mijn privé WhatsApp?
Nee, helaas werkt dit niet. Een afwezigheidsbericht is speciaal gemaakt voor WhatsApp business. Mocht je toch willen laten weten dat je er niet bent, kun je dit het snelst doen via je 'status'.
2. Hoe lang blijft mijn afwezigheidsbericht actief?
Je kunt het instellen op verschillende manieren: altijd, op specifieke tijden, of buiten werkuren. Het blijft net zo lang staan totdat je de instellingen weer verandert.
3. Werkt het afwezigheidsbericht ook bij WhatsApp-groepen?
Nee, WhatsApp Business stuurt afwezigheidsberichten alleen naar individuele chats, dus niet naar groepsgesprekken.
4. Kan ik een afwezigheidsbericht personaliseren?
Jazeker! Je kunt de tekst volledig aanpassen naar hoe jij het liefst met jouw contacten communiceert. Je kunt bijvoorbeeld ook de verwachte reactietijd vermelden.
5. Kan ik mijn afwezigheidsberichten ook op mijn desktop versturen via WhatsApp Web?
Nee, afwezigheidsberichten worden alleen via de telefoon verzonden. WhatsApp Web is alleen een spiegel van je mobiele app. Wil je meer weten over hoe je WhatsApp op je pc op laptop gebruikt bekijk dan ons artikel.
